Samedis de Kerliver

LA GESTION DE L’ENTREPRISE AU QUOTIDIEN

de Armelle GUILLOU le 15/01/05

En phase de démarrage, nous sommes souvent seuls et nous nous laissons vite déborder. Que faire ? Et bien, il faut savoir traiter l’information et la classer. Pour cela, il existe une méthode.

1 - COMMENT TRAITER L’INFORMATION DANS LES PREMIERS TEMPS DE L’INSTALLATION ?

1- OUVRIR LE COURRIER REGULIEREMENT, POUR TOUT CE QUI CONCERNE L’ENTREPRISE

2- A LA RECEPTION DU COURRIER, IL FAUT TOUT DE SUITE BIEN LE TRIER,

A - LES ORGANISMES SOCIAUX

tous les papiers officiels doivent être classés et surtout GARDES [statuts, Journal Officiel, récépissé d’inscription à la Chambre Consulaire, certificat I.N.S.E.E. Avec le N° de Siret, Sirene et Code APE..... tout ce qui concerne les Organismes Sociaux]

Attention particulière aux organismes obligatoires, tels l’U.R.S.S.A.F., les organismes de Retraite, les assurances professionnelles....

  L’U.R.S.S.A.F : au 1er janvier 2006, R.S.M. = régime simplifié maladie pour les travailleurs indépendants.
  « vous devez cotiser » à un organisme de retraite complémentaire pour le cas où vous employeriez du personnel. Vous avez le choix de l’organisme. Méfiez-vous car ils sont très virulents. Au démarrage de l’entreprise, vous signez chez un organisme que vous avez choisi (à l’aide du cabinet comptable, de la C.C.I. ou la C.M.) et vous jetez tous les papiers des autres organismes, même si ce sont des recommandés ! Si vous n’employez pas de personnel, vous ne payez rien ! Mais vous vous inscrivez quand même au cas où, plus tard, vous employez du personnel. Gardez le certificat d’adhésion. Vous avez 3 mois pour vous inscrire.
  tous les autres organismes sociaux en tant que travailleur indépendant.

B- LES FACTURES

Toutes les factures d’achat et de vente doivent être gardées précieusement. Elles concernent tous les frais engagés dans le but de l’entreprise = frais professionnels. Pensez aux frais de déplacements et de repas (s’il y a) C’est important de les compter car ils diminuent le résultat de l’entreprise. (Attention tout de même aux abus). On en tient compte aussi dans la facturation au client en ajoutant le temps de route. E.I. à frais réels : garder les factures de carburant S.A.R.L., profession libérale à facturer des indemnités kilométriques à l’entreprise, au tarif fiscal. La preuve est l’agenda.

C- LA PUBLICITE : C’est l’horreur ! ! ! !

On vous propose des espaces publicitaires dans des pseudos-annuaires qui sont surtout à Paris. Ils sont très virulents ! Ils obtiennent votre adresse dans les C.C.I. ou les C.M. Parfois, c’est du véritable harcèlement (30 appels téléphoniques par jour) : surtout, ne rien signer, ne rien payer. Ce sont souvent des arnaques. N’hésitez pas à leur raccrocher au nez ! LA MEILLEURE PUBLICITE = VOUS ELLE DOIT ETRE PREVUE AVANT L’INSTALLATION !

ATTENTION ! EN TANT QUE PROFESSIONNEL, IL N’EXISTE PAS DE DELAI DE RETRACTATION DE 8 JOURS ! ! !

Concernant la santé ou la sécurité (hygiène, port de casque....), vous pouvez obtenir gratuitement des affiches à la C.R.A.M. [Caisse Régionale d’Assurance Maladie]. Il existe un catalogue proposant différentes affiches. Vous avez droit à une dizaine de votre choix. Il y a une C.R.A.M. à Brest. C’est bon à savoir car certains organismes publicitaires veulent vous en vendre. Leur répondre : « j’ai déjà fait ma pub... ».

D- LES MUTUELLES

Les organismes maladie ou retraite vendent aussi des mutuelles (non obligatoires). Vous démarrez une entreprise, vous êtes seul à faire entrer de l’argent. Il vous arrive un « accident » (çà n’arrive pas qu’aux autres !), que faites-vous pour continuer à payer les charges sans entrée d’argent ?

FAITES UNE COUVERTURE EN INDEMNITES JOURNALIERES EN CHOISISSANT LE MONTANT

Pour connaître le montant des indemnités journalières, il suffit de savoir de combien d’argent vous avez besoin pour vivre et payer vos charges pendant que vous êtes malade et que l’argent ne rentre pas. Il est donc très important de faire un tableau des besoins vitaux en pensant que ces besoins peuvent augmenter au fil du temps (incidents personnels, familiaux...). Donc, il faudra augmenter le montant des indemnités journalières. MONTANT (ex. 30 €) à les besoins augmentent à changement de contrat (ex. 60 €) L’assurance maladie couvre l’entreprise une année encore après son démarrage. Mais, ensuite, que faites-vous ? Donc, bien penser à tout çà avant l’installation. Mais c’est une grande prise de tête. Aussi, est-il utile de faire 3 ou 4 devis d’assurance que vous étudierez avec votre comptable ou un autre partenaire de l’entreprise. Regardez bien dans les contrats proposés « à partir de quel moment et dans quels cas je touche de l’argent ? ». BIEN VOIR TOUTES LES ASSURANCES OBLIGATOIRES TELLES QUE LA RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE. Voir avec la Compagnie Nationale avec contrat de groupe. Pour les entreprises de conseil, c’est difficile car nouveau métier. C’est comme l’assurance jeune conducteur de voiture : la première année, c’est plus cher car « jeune conducteur d’entreprise ». PRENDRE LES DEVANTS !

2 - CLASSEMENT

Il doit être bien visuel.. Il est important d’avoir toujours le même classement. Une entreprise structurée et bien organisée donne toujours une meilleure impression au contrôleur fiscal. Un bon classement est un gain de temps pour retrouver une information quand il y a besoin.

A - Pour le quotidien et pour le transport, utilisez des classeurs avec intercalaires : un par mois, le mois de janvier étant le dernier (tout en dessous). C’est l’échéancier des paiements de factures. Dans ce classeur, vous mettez vos factures fournisseurs à régler. (vérifiez toujours les factures en les comparant avec les devis et les bons de livraison : elles doivent être conformes). Une fois la facture payée, vous la classez. Nouveau classeur tous les ans.

B - La boîte d’archives : contient les papiers concernant l’année d’exercice comptable. Toute l’information est centralisée au fil des années.

C - Un classeur d’organismes sociaux

D - la comptabilité : quand tout est bien classé, vous pouvez travailler votre comptabilité de façon plus sereine ! Papier ou informatique ? Vous-mêmes ou le comptable ?

4- tenez un carnet ou cahier de comptes journaliers sur lequel vous notez les entrées et les sorties journalières, la date, le numéro du chèque, le créditeur ou le débiteur, le montant et le solde.

date N° chèque Nom du créditeur ou du débiteur - + solde 03/01/2025 1546 Dupond Marcel 262 50285 03/01/2025 363 Durand Marcellline 3281 53566

2- Les relevés de banque : demandez 2 relevés par mois : le travail sera plus régulier donc plus facile, ATTENTION AU SOLDE EN BANQUE ET AUX DATES DE VALEUR ; DATE DE CLOTURE LE 30 OU 31 DU MOIS

3- pensez à négocier vos frais financiers. : Renseignez-vous bien avant de vous engager avec une banque. personnels = pas trop chers / professionnels = vaches à lait Si l’entreprise est importante, n’hésitez pas à utiliser deux banques !

4- Les rapprochements bancaires : faites-les dès la réception du relevé bancaire. Il suffit de barrer dans le carnet de comptes journaliers (voir exemple en 1) l’opération inscrite sur le relevé bancaire et de la cocher sur ce dernier. Ensuite, vous prenez le montant du solde sur le relevé bancaire, et vous ajoutez ou retirez les montants non barrés sur le carnet de comptes journaliers. (exemple, - 262 € payés à Marcel Dupond). Le solde que vous découvrez à la fin de cette opération doit être égal au solde du carnet (ici, 53566 €).

5- Les assurances dans les banques : attention, les assureurs des banques sont-ils de vrais professionnels de l’assurance ? Est-ce bon de « mettre tous vos oeufs dans le même panier , ». S’il y a litige avec votre banquier et que vous le quittiez, que se passe-t-il avec l’assurance ?

6- papier ou informatique ? a) les livres de comptabilité : il existe toujours des livres « exacompta » que vous pouvez trouver en librairie-papeterie. Ils contiennent une bande dite paresseuse qui vous évite d’écrire à chaque page toute la liste des rubriques. Il en existe plusieurs formats. Plus il y a de colonnes, mieux c’est. b) l’informatique : il existe un panel de logiciels de comptabilité pas trop chers (220 € TTC) ; CIEL, EBP, API spécifique. Vous pouvez les trouver à la FNAC ou à Hyper-bureau à Lorient. Dans le magasin, vous avez droit à un essai. Vous pouvez aussi vous former au logiciel à la C.M. ou à la C.C.I. Vous avez droit aussi à des prises en charge pour une formation continue : AGEFIS finance à la C.C.I. L’inconvénient des stages de groupe est le différent niveau des stagiaires. Vous pouvez aussi prendre des cours particuliers sur votre propre comptabilité, chez vous ou sur disquette. Pour la prise en charge, il faut faire la demande au moins un mois avant la formation. Comme vous n’avez pas encore cotisé à la formation professionnelle la 1ère année, vous avez droit à une dérogation.

7- délégation au cabinet comptable C’est une relation de partenariat. Vous demandez au comptable que tout soit à jour à la fin de chaque mois. Vous devez être très exigeant avec lui. Il conseille mais il ne prend aucune décision à votre place Clôturer les comptes : 31/12 à rendre les comptes : avril suivant LA GESTION EST DIFFERENTE DE LA COMPTABILITE Donc, 2 sources de réinjection des informations comptables : soi-même ou le comptable.

8- les charges sociales Dans certains cas, vous bénéficiez d’une exonération à l’installation. Vous pouvez mettre de l’argent de côté pour l’année suivante, mais çà ne veut rien dire, car vous ne connaissez pas le montant des charges sociales. Aussi, est-il important de voir le comptable qui possède un logiciel fiable pour le calcul des futures cotisations sociales. Il peut vous sortir un prévisionnel de ces cotisations. Pour les cotisations sociales personnelles, la mensualisation et le prélèvement automatique se pratiquent, avec un réajustement à la fin de l’année (comme l’E.D.F.). En cas de rappel des cotisations, vous pouvez demander une remise grâcieuse des pénalités : l’U.R.S.S.A.F. l’accepte maintenant.

9- Les tableaux de bord

année janvier ....Décembre

recettes charges résultat Résultat cumulé

Les informations en temps réel réinjectées alimentent les tableaux de bord. Voici un exemple avec le tableau ci-dessus. Dans la gestion, ne mettez pas les centimes car c’est l’image de l’entreprise au jour le jour qui vous intéresse et la comparaison d’une année à l’autre. Ensuite, il est possible de faire des graphiques qui sont très parlants et vous montrent les courbes ascendantes ou descendantes de votre entreprise. Traiter l’information immédiatement pour gagner du temps et tenir la comptabilité à jour.

3 - CONCLUSION

L’information vivante sur l’entreprise : ne la gardez pas l’année suivante. Un papier qui n’a pas bougé depuis un mois : ne le gardez pas non plus. Pour être informé régulièrement, vous avez le site www.apce.com

Pour faire un prévisionnel, vous pouvez bénéficier d’un logiciel gratuit : www.business-plan-capalpha.com qui est mis au point par la technopole de Montpellier. Il permet de préparer le dossier de financement. Vous pouvez l’utiliser avant la création de l’entreprise ou pour vous projeter dans l’avenir. Si vous allez voir votre cabinet comptable avec, il appréciera. Dans ce logiciel, vous y trouvez aussi les tarifs fiscaux Vous pouvez voir aussi le site www.openoffice.org où il y a un logiciel gratuit : un tableur.

Le logiciel « quadra compta » utilisé par les comptables récupère toutes les informations des autres logiciels. Fournisseur de ce logiciel = Data Bretagne (achat + mise à jour : chers).

Vous pouvez faire venir, même pour une journée seulement, un accompagnant expert pour l’aide au démarrage ou en cours de route.

SURTOUT NE RESTEZ PAS SEUL, AYEZ UNE TRES BONNE ORGANISATION,NE SUBISSEZ PAS MAIS PRENEZ LES BONNES DECISIONS VOUS-MEMES